22 december, 2016 / 
Anne Geurtsen
‘Slechte planning is een marge killer.’
Een tijd geleden stond er een herkenbare column op NU.nl Zakelijk van lector Walther Ploos van Amstel. Zijn stelling: onvoorspelbaarheid van bedrijfsprocessen is een grote marge ‘killer’. Op grond van onderzoek van de Rijksuniversiteit van Groningen stelt hij dat degenen die dat moeten voorkomen – de productie planners – niet aan hun werk toekomen omdat ze bedolven worden onder vragen van klanten, leveranciers, collega’s, leidinggevenden. Onderzoek toont aan dat zij daar minstens 2 tot 4 uur per dag mee bezig zijn, verspreid over de hele dag. In de woorden van Stephen Covey, je bent als planner de hele dag bezig in Kwadrant 3: met de korte termijn urgentie van anderen en niet met de echt belangrijke zaken en doelen. Dus met dingen die je zou moeten vermijden!
Je echte doel als planner is immers: zorgen voor een voorspelbaar en soepel bedrijfsproces waar goede marges worden gehaald en waar medewerkers een optimale ‘stretch’ ervaren. Niet te weinig werk, maar ook niet te veel.
Zeker planners in de maak-industrie (met name machinebouwers) zullen het bovenstaande herkennen. Grotere langlopende projecten zijn vaak moeilijk te voorpellen voor wat betreft doorlooptijd, benodigde competenties van medewerkers, beschikbare ruimte in de assemblage hallen, benodigde materialen, beschikbaarheid van machines enzovoorts. Vervolgens wordt tijdens de realisatie volcontinu over allerlei planningsaspecten onderling gecommuniceerd tussen de vele belanghebbenden. En voor de planner is dat meestal werk dat zich in Covey’s Kwadrant 3 bevindt.
Wat lector Ploos van Amstel erover zegt.
Ploos van Amstel stelt in zijn column dat planners met een steeds grotere complexiteit te maken hebben en dat ze daarbij matig worden ondersteund door ICT. De benodigde informatie voor een goede planning zit immers niet alleen in ERP, maar ook in allerlei documenten, emails en niet te vergeten de hoofden van verkopers, managers en andere collega’s. Hij doet vervolgens een paar interessante aanbevelingen.
Ten eerste: zorg ervoor dat planners hun eigen tijd ook goed plannen. Om met Covey te spreken, zorg voor meer tijd in Kwadrant 2: niet urgent, wel belangrijk werk. Dus: zet de telefoon uit, klik je emailprogramma weg, doe de deur dicht en concentreer je de eerste uren van de dag op een goede planning.
Tweede suggestie: zorg vervolgens voor betere informatie ondersteuning die niet alleen afkomstig is uit ERP. Ten derde: kijk of je een feedback systeem op kan tuigen zodat er leereffecten optreden.
En tenslotte: zorg voor onderscheid in planningstaken. De ene planner is goed in lange termijn planning; anderen beter in de hectiek van elke dag.
Sessie bij Valk Welding.
Als ik vervolgens terugdenk aan de sessie, die wij onlangs bij Valk Welding organiseerden, denk ik: het zou misschien goed zijn als de lector en zijn collega’s uit Groningen een keer komen kijken hoe Valk Welding bezig is met deze problematiek. Met onze Togetr software - waaronder productie planning - worden de problemen die hierboven geschetst zijn in belangrijke mate opgeheven. Met Togetr wordt informatie uit meerdere systemen die relevant is voor planning, in één webportal samengebracht op basis waarvan de planners initieel een project grof kunnen uitplannen. Vervolgens kunnen ze naar wens tot op dag en medewerker niveau verfijnen. Alle planningsinformatie is voor alle belanghebbenden realtime beschikbaar. Valk Welding plant op deze manier medewerkers en ruimtes, over meerdere landenlocaties, heen optimaal in.
Een paar citaten van zowel de planner als de financieel manager geven aan dat de academische inzichten en aanbevelingen daar in belangrijke mate ter harte zijn genomen.
De rol van onze Togetr software?
Binnenkort wil ik hier meer blogs over posten, maar mooier nog is als je het zelf 'live' komt ervaren bij Valk Welding. Ergens in februari 2017 is de volgende inspiratie sessie. Wil je de uitnodiging daarvoor ontvangen, voer dan je emailadres even in bovenaan deze pagina, dan ontvang je binnenkort een update met daarin de details van de volgende inspiratie sessie. Je kunt op deze site ook meer lezen over onze Togetr Oplossingen.
Vrijblijvend brainstormen over productieplanning en hoe wij daar in kunnen ondersteunen? Dat kan natuurlijk ook.
