10 april, 2015 / 
Anne Geurtsen
Maar waar blijft die echt handige applicatie?
Een gedachte experiment:
Stel dat je graag met iemand - je partner, een goede vriend(in) – uit eten wil zonder dat diegene het van te voren weet. Het doel is dat het een verrassing is. Waarom? Omdat je weet dat hij of zij van verrassingen houdt! Visualiseer eens de verbazing en de lach in de ogen van de ander… Dat motiveert enorm!
Nu is dit in het bovengenoemde voorbeeld meteen helder omdat het een redelijk simpele casus is. Maar in de complexere wereld van ‘ons kenniswerkers’ is het verrassend om te zien dat er zo weinig structureel gebruik wordt gemaakt van de kracht van het werken met scherp geformuleerde doelstellingen. Doelen waar je ook nog het nut en zin van inziet.
Met het doel voor ogen genereer je bijna als vanzelf een rijtje taken in je hoofd die je wil gaan uitvoeren om bijvoorbeeld het bovengenoemde verrassingseffect tot stand te brengen. David Allen – van het boek Getting Things Done – noemt dit het natuurlijke planningsmodel. In zijn boek noemt hij ons brein ‘de briljantste en creatiefste planner die er bestaat’. Hij stelt dat bij al ons dagelijks werk, maar ook…
Als we op een Canadese hiking trail plotseling oog in oog met een grizzly beer staan, dat ons brein (al dan niet!) razendsnel 5 stadia doorloopt:
1. Doelstelling: waarom is wat ik ga doen belangrijk?
2. Eindplaatje: hoe ziet het gewenste eindplaatje eruit (visualisatie van resultaat).
3. Ideeën: brainstorm over alternatieven om dit eindplaatje te bereiken.
4. Organisatie: hoofd en subtaken, planning in tijd.
5. Wat is de eerstvolgende actie!
Tegelijk stelt Allen dat veel werk juist niet op een natuurlijke manier wordt uitgevoerd. We worden vaak in starre procedures gedrukt en systemen die dicteren hoe iets moet. Of in een sociale context van ons team wordt stap 1 en 2 overgeslagen en meteen gestrooid met ideeën hoe iets zou moeten. Dit terwijl je als kenniswerker juist vrijheid nodig hebt om zelf te bepalen wat je doelstelling is en hoe je daar het beste kan komen. Want lang niet elke situatie is hetzelfde.
Daarom: hoe zou het zijn als je een applicatie had die je helpt om met het doel voor ogen samen te werken….
Wij hebben, als applicatie ontwikkelaars, goed tot ons laten doordringen dat je als kenniswerker in vrijheid je werk wil doen, met het doel voor ogen, maar dat je wel meer ondersteuning wilt dan het takenlijstje dat onder andere Outlook je biedt. Maar ook lessen van David Allen, zoals: ‘hou elke dag je Inbox en je hoofd leeg’ en: ‘bij alles vragen wat de next action is’, hebben we verwerkt in onze productiviteitsapplicatie.
Wil je ook productiever werken?
Het mooie is dat dit niet zozeer een stand-alone appje is dat je kunt downloaden in de appstore. Wij zijn juist in staat om, door ons Magma integratie framework, allerlei context informatie uit andere systemen op te halen en op het juiste moment te tonen. Veel zoekwerk naar relevante informatie in andere systemen wordt hierdoor overbodig.
Daarnaast is onze applicatie krachtig door het feit dat je ook in teamverband het Getting Things Done gedachtengoed kan toepassen. Samen doelen bepalen en de acties daarbij; deze toewijzen aan verschillende teamleden en vervolgens in alle transparantie de voortgang van taken kunnen delen zonder allerlei nodeloze communicatie via telefoon en email. En als je dan wilt mailen, kun je dat doen vanuit een ‘context’ en deze informatie met je email ‘meesturen’….
