17 april, 2019 / 
Anne Geurtsen
Als IT-manager bent u altijd druk. De verkopers in uw bedrijf verkopen projecten die de engineers moeten uitvoeren. Als IT-manager bent u de schakel tussen verkoper en engineer. U managet meerdere projecten en u bent er verantwoordelijk voor dat deze goed verlopen. Een uitdagende taak! Wat hierin cruciaal is? De engineers voorzien van de juiste informatie, maar zeker niet van teveel informatie. En daarnaast de voortgang van het project bijhouden. In de praktijk blijkt dit makkelijker gezegd dan gedaan.
Veel organisaties hebben de informatie- en documentatiestromen niet op orde. Het is dan ook niet vreemd dat kenniswerkers zoals u meer dan 60% van hun tijd besteden aan e-mails lezen en beantwoorden, informatie opzoeken en communiceren. Het hoort bij uw rol, maar zonde van uw tijd. Zo blijft er namelijk maar 40% van uw tijd over voor taakgerichte werkzaamheden. En dat niet alleen: er zijn meer risico’s verbonden aan deze manier van werken. In dit blog leg ik u uit welke risico’s dat zijn. En, niet getreurd, geef ik u ook een aantal mogelijke oplossingen!
De risico’s van slecht informatie- en documentbeheer
Als de informatie en documentatie in uw organisatie niet op orde is, loopt u een aantal risico’s.
Een informatie overload
Iedere kennisintensieve organisatie heeft te maken met veel informatie. U loopt daarmee kans op een informatie overload in uw organisatie. Met als resultaat? Het kost tijd om de juiste informatie te vinden. Als collega’s zoeken naar informatie vinden ze wel wat, maar welke informatie is het meest recent? En is de informatie wel compleet? Dit geeft onduidelijkheid en verwarring.
Geen grip op de informatiestromen
Omdat er geen duidelijke afspraken zijn over hoe de informatiestromen moeten lopen, creëert iedereen zijn eigen werkwijze, op een manier die voor hem of haar het beste werkt. En dat is voor iedereen weer anders. En wat als een mondelinge afspraak met een verkoper niet bij de engineer terecht komt? Of wanneer een project niet goed overgedragen is? Omdat iedereen op zijn eigen manier werkt, is er aan het eind van de dag niemand die echt grip heeft op alle informatiestromen die er lopen en wordt de informatie niet goed geborgd.
Er worden fouten gemaakt
Door alle onduidelijkheid en overload aan informatie is het onvermijdelijk dat er fouten gemaakt worden. Of er worden dingen dubbel gedaan omdat werknemers geen goed overzicht hebben in wie nou wat doet. Fouten moeten opgelost worden en soms moet er werk opnieuw gedaan worden. Al deze dingen kosten onnodig veel tijd!
Klanten lijden onder de interne onduidelijkheid
Van al deze ongemakken hebben klanten ook last. Het kan in het verkooptraject al mis gaan, wanneer uw verkoper niet goed op papier kan zetten wat de wens van de klant is. In de uitvoer van een project kan de klant met fouten te maken krijgen, omdat er bij u intern niet goed gecommuniceerd wordt. Hun project duurt langer dan gepland omdat uw interne informatie en documentatie niet op orde is. Ga zo maar door. Een foutje maken bij een klant kan gebeuren. Maar na twee of drie foutjes daalt de klanttevredenheid. De kans dat de klant nog langer klant blijft, een nieuw project afneemt of u aanbeveelt bij anderen wordt dan steeds kleiner.
Stress op de werkvloer
Alle bovenstaande risico’s zorgen voor stress op de werkvloer. Werknemers kunnen hun werk niet helemaal goed doen omdat ze niet honderd procent zeker weten of de input die ze krijgen betrouwbaar is. Ze kunnen niet snel genoeg hun informatie vinden en verliezen tijd aan onnodige dingen zoals fouten herstellen en dubbel werk. De werknemers raken gestrest. Dit heeft nare gevolgen, zowel voor de werknemers zelf als voor het bedrijf. De werknemers zitten door de stress niet goed in hun vel. Ze hebben daardoor minder plezier in hun werk en hun productiviteit wordt lager. Ze maken meer fouten omdat ze er met hun hoofd niet helemaal bij zijn. Daarnaast krijgen ze last van lichamelijke en psychische klachten, met een hoog ziekteverzuim als gevolg.
Oplossingen voor een actiegerichte organisatie
Het is duidelijk dat bovenstaande risico’s ongewenst zijn voor uw bedrijf. Het is dus van belang dat uw organisatie een actiegerichte organisatie wordt: een organisatie die de informatie en documentatie op orde heeft. En vanuit een goede informatievoorziening aan de slag gaat. Hoe? Wij geven u een aantal oplossingen.
Een tool met activiteitenmodule
Een tool met een activiteitenmodule helpt uw organisatie om op een goede manier om te gaan met informatie. U kunt daarmee projecten geautomatiseerd in gang zetten. Dergelijke tools hebben vaak templates, checklists en notificatiefuncties om de interne processen te ondersteunen. Het is een kwestie van één keer goed inrichten om er daarna van te profiteren. Verkopers kunnen hun salesprocessen erin borgen of engineers kunnen de samenwerking erin stroomlijnen. Zo houdt u elkaar eenvoudig op de hoogte van de voortgang van een project, zorgt u ervoor dat alle benodigde acties uitgevoerd worden en dat alle benodigde informatie is geborgd.
E-mail transparantie
Bij e-mail transparantie gaat het erom dat zoveel mogelijk informatie in één systeem komt te staan. Zo krijgt u dus transparantie op het gebied van informatie. En voorkomt u dat er een afspraak verdwijnt in een overvolle inbox. Al het e-mailverkeer wordt in het systeem gekoppeld aan bijvoorbeeld een relatie, klant, project of verkoopkans. Er ontstaat een tijdlijn waarin precies te zien is wat er is gebeurd, wanneer en door wie. Is er een activiteit gekoppeld aan een e-mailconversatie? Dan komt ook deze in de tijdlijn terecht.
Grote toegankelijkheid
Een zeer belangrijke voorwaarde voor controle op uw informatie en documentatie is een grote toegankelijkheid. Informatie moet altijd en overal op elk device in te zien zijn voor de juiste betrokken personen. En dat via slechts één systeem. Dat systeem zorgt ervoor dat uw organisatie actiegericht werkt in plaats van registratiegericht. En dat ondersteunt uw werkzaamheden.
Togetr CRM voor een actiegerichte organisatie
De CRM module van Togetr biedt toegang tot alle belangrijke klant- en prospectinformatie en ondersteunt marketing en verkoopprocessen. Groot pluspunt is dat Togetr CRM een sterke stijging van de productiviteit van al uw kenniswerkers teweeg brengt.
