Maatwerk in (Dynamics) ERP? Liefst zo min mogelijk...

Vorige week wierp ik de vraag op: hoeveel maatwerk wil je nog toestaan in een standaard ERP systeem zoals Microsoft Dynamics. Maar gaf nog geen antwoord. Het is natuurlijk lastig om een voor elke situatie geldend antwoord te geven, maar ik tendeer te stellen: zo min mogelijk.  

Vorige week hadden wij een gesprek met ‘serial IT entrepreneur’ Jan Baan (o.a. Baan Company, Cordys, Educator, Vanenburg). Onderwerp: waar gaat het naar toe in de IT sector. In zijn IT architectuur visie zijn er drie op elkaar ingrijpende software ‘lagen’. Laag 1, de laag waar momenteel het meeste budget naar toe gaat: legacy pakketten die werken op basis van verouderde technologie. Hij schaart daar voor het gemak het merendeel van de ERP systemen onder. In laag 2 positioneert hij BPM en integratie software zoals OpenText (Cordys).  Dat is al een hele verbetering volgens hem, maar niet genoeg. Bedrijven moeten in zijn visie broodnodig investeren in laag 3. Hij ziet daar, onder invloed van Big Data, Internet of Things, Cloud computing, nieuwe fluïdere vormen van samenwerken tussen organisaties en individuen een veel diffuser IT landschap ontstaan dat via laag 2 wel bij laag 1 moet kunnen komen. Een landschap dat bestaat uit allerlei bedrijfsproces versimpelende apps die gericht zijn op ongestructureerd taken. En die vooral op mobiele devices zijn te gebruiken. Jan Baan schrijft ergens in een rapport ‘degene die nog maatwerk in laag 1 (legacy ERP) voorstelt moet ontslagen worden’. Het is maar dat je het weet… ;)Even wat op afstand kijken naar het onderwerp maatwerk in ERP…Eén van de grondleggers van SystemsTheory en Cybernetica, W. Ashby, formuleerde in de jaren 50 van de vorige eeuw zijn bekende ‘Law of the Requisite Variety’ (de wet van de vereiste variëteit).

Hoewel het taaie kost is, bevat dit een paar essentiële inzichten als het gaat om keuzes met betrekking tot je hele IT landschap inclusief maatwerk in standaard ERP. Ashby stelt in de ‘law of the requisite variety onder meer….

...dat de werkelijkheid om ons heen, onder meer het (sociale) systeem / leefwereld van klanten, leveranciers en medewerkers, voortdurend tendeert naar diversiteit om niet te zeggen chaos; elke organisatie - hoe klein ook - is voortdurend in beweging en wil / moet zich aanpassen;
...dat deze diversiteit / variatie alleen kan worden ‘getackled’ met afdoende variatie in besturingsmaatregelen – management, inrichting van bedrijfsprocessen en ondersteunende IT systemen e.d. -  om goede resultaten te krijgen; variatie dus om om te gaan met variatie; zie het plaatje hieronder;

 ...dat om dit te bereiken het van belang is, dat het besturende, regulerende systeem – waaronder je complete IT landschap - een zoveel mogelijk gedistribueerde verantwoordelijkheid kent met duidelijke ontkoppelpunten, zodat niet alles met alles samenhangt en er op zoveel mogelijk plekken keuze vrijheid ontstaat.

Asby’s wet zegt dat voor stabiliteit en goede resultaten er evenwicht moet zijn tussen de twee ‘ballen’ uit bovenstaande figuur. Onbalans leidt tot problemen die we veel om ons heen zien. Veel regulerende variatie op weinig systeem variatie – dus een te grote bovenste bal –  leidt tot rigiditeit, stagnatie en ‘onderdrukking’. Voorbeeld: onnodige regelgeving en bureaucratie binnen grote bedrijven als het gaat om inkooporders of verkooporders. Weinig regulerende variatie op veel diversiteit leidt tot overbelasting, fouten, instabiliteit, weinig tot geen grip en machteloosheid. Cruciaal voor stabiliteit is flexibiliteit of wendbaarheid.

Wat dit over maatwerk in ERP zegt…
ERP is een van de mogelijkheden binnen bedrijven om met variatie in het sociale systeem van de in- en externe organisatie om te gaan. ERP maakt het mogelijk omallerlei processen, van inkoop, productie, verkoop, distributie en after sales, van A-Z te ondersteunen. De vraag is nu: is de ‘bal ERP’ in staat om de diversiteit aan taken die mensen in al die processen moeten uitvoeren te ondersteunen? Is ERP in staat om ook nog eens wendbaar mee te bewegen met de veranderlijkheid van alle dag?

Als we eerlijk kijken is ERP eerder bedoeld om variatie in de gebruikerswereld te verminderen. In veel gevallen worden gebruikersprocessen zo omgevormd dat ze passen in ERP in plaats van omgekeerd. ‘Eerst organiseren / herontwerpen, dan automatiseren’ klinkt goed, maar in de praktijk worden veel kenniswerkers daarmee in het ERP keurslijf gedrukt. ERP heeft gewoonweg, om in Asby’s termen te spreken, te weinig regulerende variatie om met de diversiteit in de werkelijkheid om te kunnen gaan. Weten hoe je dit kunt herkennen: kijk waar kenniswerkers allerlei Excel en Access ‘brij’ om ERP heen bouwen. Ze kunnen hun data, lijstjes en ongestructureerde gegevens nergens kwijt. En tijdens of na de ERP implementatie komen ze met al hun wensenlijstjes – komend uit de variatie van de bedrijfswerkelijkheid. En omdat er weinig keuzevrijheid is (alles moet toch in ERP!) wordt er suboptimaal maatwerk gebouwd. De issue lijsten nemen niet af, maar blijven groeien, inclusief de totale investering…..

Geen maatwerk, wat dan wel?

Hier even een gemakkelijk rijtje tips & tricks neer te zetten om maatwerk te voorkomen, is denk ik te simplistisch. Het gaat eerder om een viertal generieke ideeën die in iedere organisatie een andere invulling kunnen krijgen.

1. Werk aan grotere keuze vrijheid in je applicatielandschap

Zoals hierboven gesteld zitten veel organisaties vast in een wirwar van applicaties, onderlinge integraties en een stapel maatwerk. Je zit daarmee ook vast aan leveranciers omdat de ‘switching costs’ hoog zijn. Een eerste stap naar meer keuzevrijheid is, dat je gaat werken aan een wendbaar, applicatie onafhankelijk informatiemodel van je totale organisatie waar je in kan groeien en snoeien. Hiervoor is software nodig voor Master Data Management en Integratie. Belangrijk keuze criterium daarbij is de wendbaarheid en aanpasbaarheid van het organisatie brede informatiemodel. Onderstaande figuur illustreert hoe informatie met elkaar in verband wordt gebracht en via integratie wordt gerelateerd aan standaard applicaties.

2. Apps bouwen in plaats van maatwerk in standaard applicaties

Als je een dergelijke onafhankelijke tussenlaag hebt, ontstaat een grotere keuzevrijheid. Enerzijds is het mogelijk om een ‘best of breed’ strategie te volgen; in plaats van maatwerk in ERP kun je een andere standaard applicatie voor een bedrijfsproces aanschaffen. Iets wat je in verband met data uitwisseling tussen ERP en andere applicaties minder snel zou doen. Nu kun je beide systemen met elkaar in verband brengen via je tussenlaag en een zekere mate van data kwaliteit bereiken.

Aan de andere kant wordt het mogelijk een meer op de toekomst anticiperende strategie te hanteren: introduceer proces verbeterende apps die werken op basis van het informatie model in de tussenlaag. Via deze tussenlaag kun je bij alle informatie in de standaard applicaties waaronder ERP. Ook hier geldt een make or buy beslissing: zelf ontwikkelen, laten ontwikkelen of een goede app van de plank kopen. In zekere zin introduceer je in sommige gevallen ook maatwerk, alleen dan niet in een standaard ERP systeem. En waarschijnlijk meer ‘getuned’ op de wensen van gebruikers, tegen lagere ontwikkelkosten.Beide strategieën zorgen in ieder geval voor minder maatwerk in standaard applicaties. 

3. Stel pro-actief een agenda op om maatwerk in de ‘eerste laag’ te verminderen

Veel bedrijven slepen vanuit het verleden een grote hoeveelheid maatwerk in ERP mee. En stel dat je dan naar een nieuwe versie van bijvoorbeeld Microsoft Dynamics wil of een compleet ander ERP systeem. Dan is het goed om eerst na te denken over de reden dat je überhaupt deze move wil maken. Is de gekozen oplossing - een nieuwere versie / ander ERP - wel de juiste? Is er niet een andere oplossing denkbaar? Door eerst een tussenlaag te introduceren in je applicatielandschap kun je er ook voor kiezen om maatwerk in je standaard applicaties te gaan verminderen. Dit maatwerk wordt dan vervangen door flexibeler in te zetten en aan te passen process apps. Een nieuwe versie is dan eenvoudiger te implementeren. Maar vaak niet eens meer nodig.

4. Rationalisatie van je applicatie landschap.

Een laatste wat verdergaande stap is kijken of je applicatie landschap wel zo rationeel in elkaar steekt. Doordat je een beter overzicht hebt waar welke data vastligt en hoe processen worden afgehandeld, kun je ook kijken of het nog wel rationeel is om bepaalde standaard systemen in de lucht te houden. Data die op veel verschillende plekken worden opgeslagen: is dat echt nodig? Hier zijn aanzienlijke kostenbesparingen mogelijk.

Resumerend:
De visie van Jan Baan is zo gek nog niet. Of je echt mensen moet ontslaan die maatwerk in standaard ERP willen ontwikkelen is misschien wat te rigoureus….  Maar het streven naar een grotere keuzevrijheid door ontkoppeling, leidt denk ik als vanzelf tot het meer standaard houden van wat als standaard bedoeld is. Je krijgt een grotere variatie en mogelijkheden in je totale applicatie landschap. En een grotere flexibiliteit om de voortdurend veranderende wensen die opkomen uit de organisatie en de omgeving te vervullen. Op een manier die voorbereid is op de toekomst.

Eens vrijblijvend brainstormen over een toekomst gericht applicatielandschap en hoe wij daar in kunnen ondersteunen?