Effectief bijsturen en verantwoorden dankzij heldere rapportages

Als IT-manager bevindt u zich meer en meer in de rol van chief information officer (CIO). Nog nooit is de behoefte aan een adequate besturing van ICT zo groot geweest als nu. Niet alleen het plannen, leiden en coördineren van activiteiten op gebieden als elektronische dataverwerking, informatiesystemen, systeemanalyse en software development behoort tot uw taken. Ook meer strategische en bedrijfsbrede vraagstukken komen op uw bordje te liggen. Als IT-manager bent u de schakel tussen business en IT.

De droom van IT-managers

Het is niet altijd eenvoudig om deze schakel te zijn: het voelt regelmatig als een spagaat. De business wil en vraagt van alles; liever gisteren klaar dan vandaag. Maar u voelt weerstand bij informatie analisten, developers en ook wel bij uw directie. Weerstand tegen verandering, de neiging om in beperkingen te denken, budgetbeperkingen en de zwaartekracht van verouderde systemen met allerlei maatwerk: u hebt een soms een onmogelijke taak tot een goed einde te brengen.

De uitkomst voor dit ingewikkelde probleem is te streven naar een geïntegreerd applicatielandschap, dé oplossing waar elke IT-manager, al dan niet latent, behoefte aan heeft. Een geïntegreerd applicatielandschap brengt samenhang tussen bedrijfsapplicaties, verbetert datakwaliteit en geeft u de mogelijkheid een totaalinzicht te creëren in alle belangrijke klantinformatie, prospectinformatie en interne informatie. Alle data staat op één plek, waar vanuit u analyses kunt doen.

De noodzaak van heldere rapportages: 3 redenen

Wanneer u over een geïntegreerd applicatielandschap beschikt, kunt u eenvoudig rapportages maken. Heldere en overzichtelijke rapportages zijn belangrijk voor uw organisatie. Waarom? Ik geef u drie redenen.

1.      Inzicht in bedrijfsprocessen en mogelijke verbeteringen

Een vraag die u vast herkent is: zitten we op de goede weg als organisatie? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, heeft u inzicht nodig in de actuele stand van zaken. Eén van uw taken is het identificeren van probleemgebieden op IT-gebied. Dat gaat hand in hand met het implementeren van strategische oplossingen voor deze problemen. En dat binnen de vastgestelde tijdsplanning. Hiervoor moet u de board overtuigen van bepaalde IT vernieuwingen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld laten zien op welke gebieden er productiviteit verloren gaat. Met data die uw standpunt ondersteunt, staat u steviger in een onderhandeling over een investering.

2.      Snel bijsturen

Met overzichtelijke rapportages en dashboards ziet u in één oogopslag of uw zaken al dan niet op orde zijn. Hoe sneller u bijstuurt, hoe eerder u de zaken weer op de rit heeft. Om adequaat te kunnen reageren heeft u een overzicht nodig waaruit u kunt opmaken waar het pijnpunt precies ligt en waar een mogelijke oplossing ligt. Dat kan alleen wanneer u volledige en juiste data tot uw beschikking heeft. Het liefst werkt u met realtime data zodat u bedrijfsprocessen op de voet kunt volgen en op tijd kan ingrijpen als dat nodig is.

3.      Verantwoordelijkheid bij afzonderlijke afdelingen en medewerkers neerleggen

Om de processen in uw organisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het van belang dat elke medewerker zich daar verantwoordelijk voor voelt. Juist ook de mensen op de werkvloer. U helpt hen hiermee door hen de juiste tooling te geven. Stel: u wilt de doorlooptijd van een productgroep verkorten met twintig procent. Bij een productieproces zijn er verschillende bedrijfsonderdelen betrokken, van orderverwerking tot aflevering bij de klant. Op basis van data kunt u doorlooptijden van elk subproces in kaart brengen. Als u inzicht hebt in de bedrijfsbrede data, kunt u samen nadenken over bijvoorbeeld efficiëntere werkprocessen hoe er minder fouten gemaakt kunnen worden. Heeft u bijvoorbeeld ook toeleveranciers geïntegreerd in applicatielandschap, kunt u ook daar rapportages op draaien om daar winst te behalen.

Betrek de betrokken medewerkers ook bij het nadenken in mogelijkheden en oplossingen. Betrekt u medewerkers bij verbeterprocessen? Dan voelen ze zich gewaardeerd en verantwoordelijk. En dat draagt weer bij aan draagvlak voor procesverbeteringen.

Victorious corporate man celebrating with his arms lifted in the air

Reik de juiste tools aan om medewerkers eigenaarschap te geven

Wanneer data realtime beschikbaar is voor de mensen op de werkvloer, geeft u hen eigenaarschap over het proces. U kunt de informatie dan zo helder mogelijk terugleggen op de plek waar de actie plaatsvindt. Als iemand in de werkplaats kan bijhouden of de doorlooptijden worden behaald, kan hij zelf al bijsturen als dat nodig is. De mogelijkheid om deze taak op deze manier uit te voeren, bevordert het verantwoordelijkheidsgevoel van uw collega’s. Daarnaast bevordert deze manier van werken de transparantie op de werkvloer. Mensen hebben meer inzicht, hebben feeling bij wat er prioriteit heeft en willen hard werken om de doelen te halen. Ook hier geldt immers: ‘If you can measure it, you can manage it’.

De kern is dus dat u vanuit het management de juiste tools en inzichten aanreikt, zodat de uitvoerende laag ook zelf kan bijdragen aan productiviteit. Het resultaat zal zijn dat het proces goedkoper is, sneller verloopt en dat de klant blijer zal zijn.

Togetr realiseert met u een geïntegreerd applicatielandschap waarin alle belangrijke data op één plek staan. Op basis van deze data kunt u eenvoudig rapportages samenstellen. Wilt u meer weten over ons CRM? Download dan hier ons e-book.

 

New call-to-action

 

Bericht delen: